一、角色及权限：
   本系统管理人员角色有下列几类
    1、学校层面管理员：可以看到全校学生的相关信息并可以根据权限进行全校范围学生的管理。
    2、研究生院管理员：可以看到全校研究生的相关信息并可以根据权限进行全校范围研究生的管理
    3、实体学院副书记：可以看到其下属的各个系的学生的相关信息和相关管理、审批。
    4、实体系副书记：可以看到其所在系的学生的相关信息和相关管理、审批。
    5、辅导员：在我校，辅导员是直接与学生最近的群体，最了解学生，最需要了解学生的各种信息，所以各副书记根据具体情况进行辅导员的添加、授权和指派学生，根据各院系给辅导员分配工作的方式不同，对辅导员进行指派管辖学生的方式，本系统提供两种。
    （a）按系按年级按类别指派分管学生：该辅导员能看到该系一个年级所有的本科（或专科）学生。
    （b）按系按年级按类别按专业指派分管学生：该辅导员能看到该系一个年级某个专业所有的本科（或专科）学生。

    二、奖助学金审批流程

    1、院系审批：学生申请截止后，各院系应在申请的学生中根据学校下达的名额进行审批，奖助学金一般由分管副书记审批。在院系审批时，审批人应该仔细审核学生的情况尤其时申请理由，故本系统不提供院系进行批量审批的功能，考虑到本专科生奖助学金种类和学生读较多，故副书记可以授权辅导员进行审批。具有审批权限的辅导员可以对其分管的学生的奖助学金进行审批。院系审批时由三点要注意的：
    （1）审批期限：过了审批期限后，系统会禁止院系审批。所以院系应该在审批期限之前完成审批。审批期限可以在奖助学金信息一览表中很方便地查到。
    （2）审批名额：系统会自动根据学校下达给某个院系某个奖助学金的名额来自动限制审批的人数。当审批人数达到制定名额后，系统禁止该奖助学金的继续审批。
    （3）审核学生信息：奖助学金申请者应认真、仔细、如实地填写申请表格，以往常见到有些学生的申请理由只有寥寥数语，态度极不认真，学校层面审核时无法看出该生由多优秀或有多贫困？院系审核时应进行逐一审核。在学校审核时凡因这种原因导致审核不通过的一律不许重新申请。
    院系审批方法：点击"本单位学生奖助学金申请信息及审批"，如果你单位有学生申请，那么你将会看到一个列表（在该列表界面可以通过输入学生的信息获已经审批的信息查找某些学生：操作是先选择查询方式，再输入信息，点击“查询”按钮即可看到所需的学生信息，点击学号进入审批界面。），点击每个学生的学号可进入审批界面。该审批界面列出了申请学生的各种信息，在院系审批中选择审批意见后点击"院系审批"按钮即可。如对没个奖助学金有名额限制，此处会提示你还有多少名额。
    2、学校整理复核，院系审批截止后，学生处会对各院系上报的学生进行初审，初审合格的学生进入公示名单。
    3、公示：在进入预先设定的公示时间的期限范围内，系统自动将学校初审合格的学生列出在全校范围内进行5－7天的公示。
    4、学校终审：学生处将经过公示的名单上报学校或校外上级部门审批，经过学校或校外上级部门审批的名单即为最终获奖名单。

    三、辅导员添加和授权：参见角色中部分说明。

    1、副书记登陆成功后，点击 "副书记对辅导员授权"。
    2、进入添加界面。输入辅导员的工号和姓名，选择"管理年级"，"院系名称（此处为辅导员所管理学生的院系）"，"管理学生的类别"和管理模式。
    管理模式就是各单位为辅导员分管学生的方式，本系统暂时提供两种：按系按年级按类别指派分管学生, 按系按年级按类别按专业指派分管学生。 如选择"按系按年级按类别按专业指派分管学生"模式，必须选定一个专业名称，如一个辅导员管理多个专业的学生，可以选择三个专业。如还有一个辅导员管理四个专业的情况，请与学生处联系，协商解决办法。
    3、在添加辅导员时，必须注意是否给予其审批权限，如不给其审批权限，则该辅导员不能进行奖助学金的审批，只能查看其管理学生的各种信息。
    4、点击"添加"按钮，即可完成添加。添加的辅导员记录即显示在下面的列表中，如想对已添加的辅导员记录修改，则点击下面列表前面的"修改"，即可进入修改界面。

    三、院系层面评审的奖助学金管理

    目前学校部分院系有一些奖学金的评选，按校领导的指示，各院系的奖助学金也要公布于网上，学校层面应该掌握这些奖学金的获奖名单和评选情况。今年开始，各院系层面评审的奖学金名单要报学生处备案（要求有学生学号、姓名、奖助名称、奖励金额，院系名称、设奖单位）。为此，本系统提供各院系将院系层面的奖助学金的申请和审批的功能，各院系如愿意也可使用本系统进行审评工作。不管各院系是否使用本系统进行审评工作，都请将你单位目前还有效的奖助学金基本信息添加到本系统中，以便学校统一公布宣传。具体流程如下：
    1、添加奖助学金名称
    副书记登陆后，点击"增加奖助学金种类",输入各项信息，其中奖助代码不能输入，有系统自动生成。蓝色字段信息可以不输。审批期限和申请期限如果不输，则系统自动将其默认设置为"20990101"，以便任何时候都可以申请和审批。
    2、学生申请：
    与其他奖助学金的申请相同。
     3、院系审批
    院系审批为终审。学校不再对这部分奖助学金进行审核。
    4、打印清单或导出数据
    目前系统暂无导出数据的功能，可跟学生处索取。

    四、其他

    1、查看自己管辖的学生的基本信息、家庭经济信息等；
    2、本单位部分奖助学金的名额分配；
    3、奖助学金公示情况和名单（奖助学金公示自动由系统控制，一旦时间进入事先设定的公示时间段，被公示的奖助学金信息会自动显示，并可查询具体获奖名单）。
    五、说明

    本系统为从传统管理模式向学校公共数据库信息化集成管理模式过渡的试验性中间产物，旨在积累经验，完善方案，一旦方案成熟，将转移到公共数据库运行。所以在使用过程中，如大家觉得本系统有不足的地方或有好的建议，尤其是两个校区的学生事务管理的建议和方法，请与学生处联系。电话：62232432，电子信箱：ly@admin.ecnu.edu.cn